eksistensi surat menyurat diera globalisasi

PT. CAHAYA SEJAHTERA SENTOSA

EKSISTENSI SURAT MENYURAT DI ERA GLOBALISASI

 

DISUSUSUN OLEH:

1.      SALMAN ALFARIZI

2.      MARIO LADITAMA

3.      IKA LISTIANI

4.      MUTIARA DWI A.

5.      OKTA WINDIARTI

6.      VERDIANA FERMASARi

KELAS : XII AP 2

SMK GATRA PRAJA PEKALONGAN

JALAN PERINTIS KEMERDEKAAN NO. 09

PEKALONGAN

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan makalah ini disusun guna memenuhi tugas praktikrapat tentang ” EKSISTENSI SURAT MENYURAT DALAM ERA GLOBALISASI” yang telah disetujui oleh guru mapel pada :

            Hari                 :

            Tanggal           :

            Bertempat       : SMK GATRA PRAJA

                                                                                   

                                                                                    Pekalongan,                             2013

Guru mata pelajaran

Murniati S.Pd

Mengetahui,

Kepala Sekolah

SMK GATRA PRAJA PEKALONGAN

Drs. Sarwo Ono

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayahnya.  Kami selaku pembuat karya tulis sangat berterima kasih bnayak kepada semua orang yang telah membantu kami dalam penyusunan karya tulis ini. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada :

1.      Ibu Murniati sebagai guru Prod. AP

2.      Bapak Andi Dwi Siswandi sebagai wali kelas 3 AP 2

3.      Orang tua yang telah memberi dukungan

4.      Kepada semua komponen dalam rapat.

Kami selaku penyusun, meminta maaf bila ada kekurangan membuat makalah ini, dan jika ada kesalahan kami minta maaf dan semoga dapat berguna.

Demikianlah yang hanya bisa kami ucapkan.

                                                                                                Pekalongan , 25 September 2013

PERSEMBAHAN

Kami selaku penulis, ingin mempersembahkan karya tulis ini kepada :

1.      Drs. Sarwo’ono S.Pd selaku kepala sekolah SMK GATRA PRAJA PEKALONGAN

2.      Bpk. Andi Dwi Siswandi S.Pd selaku wali kelas

3.      Ibu Munriati S.Pd selaku guru pengajar Prod. AP

4.      Orang tua yang mendukung

5.      Teman – teman yang saya sayangi dan saya banggakan

MOTTO

1.      Kunci sukses adalah DUIT (Doa,Usaha,Imam,Taqwa)

2.      Time Is Money

3.      Kegagalan adalah kunci dari keberhasilan

4.      Maju terus pantang mundur

5.      The Power Of  Love

                                                  

                                                DAFTAR ISI

Halaman Sampul................................................................................. ...        i

Lembar Pengesahan.............................................................................            ii

Lembar kata pengantar...........                                                              ..           iii

Lembar persembahan...........................................................................            iv

Lembar Motto.....................................................................................            v

Daftar Isi.............................................................................................            vi

BAB I : PENDAHULAN..................................................................                        1

A.    Latar Belakang........................................................................ ......     1

B.     Rumusan Masalah...................................................................            1

C.     Tujuan Penulisan.....................................................................            1

D.    Metode Penulisan.................................................................... .          1

E.     Sistematika Penulisan.                                                                        2

BAB II Pembahasan.....................................................................       3

A.    Pengertian................................................................................            3

B.     Macam macam surat menyurat...............................................             3

C.      Fungsi fungsi surat... .............................................................             4

D.    .Jenis jenis surat menyurat......................................................             5

E.       ManfaatSurat.........................................................................            6

F.      . Eksistensi surat menyurat di era globalisasi..........................             6

BAB  III PENUTUP..........................................................................              9

A.    Kesimpulan.............................................................................            9

B.     Saran..........................                                                                          9

LAMPIRAN

 

BAB I

Pendahuluan

A.    Latar Belakang

            Surat merupakan hal  yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat jika memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung , agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak meninmbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintah maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut. Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik swasta maupun negeri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu terpenting dalam mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat dalam pembuatan. Pembuatan surat pada dasarnya merupakan suatu tehnis atau cara pengaturan dan penyampaian informasi secara logis dan sistematis. Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik bila bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku. Sesuai dengan bahasa Indonesia, baik mengenai kata, ejaan, bentuk kata , maupun kalimatnya, selain itu bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat haruslah wajar , logis,hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan dan menarik . sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang sudah ada dalam bahasa Indonesia.

B.     Rumusan Masalah

-          Bagaimana cara pengolahan surat menyurat yang baik pada unit kerja suatu organisasi atau perusahaan dan instansi pemerintah

-          Bagaimana eksistensi surat menyurat di era globalisasi

C.    Tujuan Penulisan

Agar surat menyurat pada unit kerja dapat ditata secara sistematis sehingga dapat mempermudah dalam meningkatkan kinerja.

 Sebagai tambahan informasi yang diharapkan dan digunakan dalam proses pengolahan dan penyusunan surat disuatu unit kerja.

 Agar komukasi dalam unit kerja pemerintah maupun swasta berjalan dengan baik dalam menyelesaikan masalah.

D.    Metode penulisan

Metode yang di pakai dalam karya tulis ini adalah :

1.    Metode Pustaka

Yaitu metode yang dilakukan dengan mempelajari dan mengumpulkan data dari pustaka yang berhubungan dengan alat, baik berupa buku maupun informasi di internet.

2.    Diskusi

Yaitu mendapatkan data dengan cara bertanya secara langsung kepada PJ konsultasi dan teman – teman yang mengetahui tentang informasi yang di perlukan dalam membuat proyek.

3.    Eksperimen

Yaitu bercobaan – percobaan yang kami teliti terlebih dahulu, sebelum membuat dan menulis makalah rangkaian ini.

E.     Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas tulisan ini maka materi materi yang tertera pada laporan ini di kelompokan menjadi beberapa BAB, meliputi :

BAB I Pendahuluan meliputi :

·         Latar belakang

·         Rumusan masalah

·         Tujuan penulisan

·         Metode penulisan

·         Sistematika penulisan

    BAB II pembahasan meliputi :

·         Pengertian

·         Macam-macam

·         Fungsi-fungsi

·         Jenis-jenis

·         Tata cara membuat surat

·         Eksistensi surat-menyurat diera globalisasi

BAB III penutup meliputi :

·         Kesimpulan

·         Saran

·         Daftar pustaka

BAB II  

 PEMBAHASAN

A.Pengertian surat menyurat

Surat menyurat merupakan kegiatan atau aktivitas untuk menjalin hubungan secara berkelanjutan antara satu pihak dengan pihak lain dengan menggunakan surat sebagai sarananya. Surat menyurat ini dilakukan dengan cara saling berkirim surat dari pihak satu ke pihak lain. Kegiatan seperti ini bisa juga disebut dengan korespondensi. Kegiatan mengirim surat yang tidak disertai adanya balasan ataupun tanggapan dari pihak lain tidak bisa disebut dengan kegiatan surat menyurat tapi hanya kegiatan pengiriman surat saja.

Kegiatan surat menyurat telah ada sejak dulu kala. Zaman dulu, sebelum ada kertas orang-orang zaman dulu menggunakan daun lontar sebagai sarananya. Di Indonesia sendiri kegiatan surat menyurat dimulai seak zaman kerajaan seperti kerajaan Tarumanegara, Kutai, Mataram, Majapahit, dan Padjadjaran. Hal ini terbukti dengan adanya peninggalan-peninggalan bersejarah yang tertulis dalam daun lontar seperti surat perjanjian, surat pemberitahuan, dan sebagainya.Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Macam macam surat menyurat

Dalam kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

a.       Surat Menurut Wujudnya

1.      Surat Terbuka

Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :

a.       Surat yang ditulis pada kartu pos

          Surat yang ditulis pada kartu pos(post card),baik kartu pos yang dikeluarkan oleh Kantor Pos)maupun kartu pos yang dibuat sendiri dengan tidak  menyimpang dari ketentuan / ukuran kartu pos resmi.Kartu pos dibuat dari kertas tebal (karton)dengan ukuran 15x 10 cm.

Pada umumnya, surat yang ditulis pada kartu pos adalah surat yang tidak mengandung rahasia dan bersifat pribadi.

b.      Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah,

          Misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.

Ditinjau dari segi tujuan komunikasi, surat para pembaca sangat memegang peranan penting karena merupakan sarana terciptanya komunikasi  dua arah antara rakyat dengan pihak pemerintah atau instansi yang bersangkutan.

          2.Surat Tertutup

         Yaitu  surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat.

              Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;

        a.)Surat yang tidak mempergunakan sampul

1.      Surat yang ditulis pada warkat pos

             Warkat pos yaitu selembar kertas yang dicetak hanya dikeluarkan oleh Perum Postel.Warkat Pos dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat sekaligus berfungsi sebagai sampul dan halaman bagian dalam dipergunakan untuk menulis surat.

Menurut sifatnya warkat pos ada dua macam, yaitu warkat pos biasa dan warkat pos kilat.Surat yang ditulis dalam warkat pos pada umumnya surat yang bersifat pribadi.

                     2.      Surat yang ditulis pada selembar kertas berukuran folio dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat di dalam surat sekaligus merupakan alamat diluar/alamat amplop,misalnya surat edaran dan surat undangan.

            b.)Surat yang menggunakan sampul atau pembungkus

C. Fungsi fungsi surat

          Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.  

D.Jenis jenis surat menyurat

     1. menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :
         a. surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
         b. surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
         c. surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
         d. surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit).
     2. menuirut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
         a. surat pemberitahuan
         b. surat keputusan.
         c. surat perintah.
         d. surat permintaan
         e. surat panggilan

         f. surat peringatan
         g. surat perjanjian
         h. surat laporan
         i. surat pengantar
         j. surat penawaran
         k. surat pemesanan
         l. surat undangan dan
         m. surat lamaran pekerjaan.

     3. menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :
        a.) surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
        b.)surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh

      .     kalangan tertentu yang terkait saja
        c.) surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

     4. berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa,dll.

     5. berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat kilat,dll

     6. berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos,                               

E.    Manfaat Surat

Manfaat-manfaat surat adalah sebagai berikut:

   (1) Surat dapat menjadi bukti hitam di atas putih.

   (2) Surat dapat mengungkapkan banyak hal.

         (3) Surat dapat dibaca kembali oleh pembaca (sasaran surat) bila dia  lupa mengenai isinya.

   (4) Biaya pembuatan dan pengirimannya relative murah.

F. Eksistensi surat menyurat di era globalisasi

 Media internet kini sedang menjadi primadona, dan menggeser media-media lainnya yang sebelumnya sempat memiliki nama di hati para pecintanya. Tidak ada yang salah dengan kegiatan surat-menyurat. Publik beralasan bahwa kecanggihan teknologi yang ada sekarang ini (internet) telah membuat semuanya begitu efisien dan mudah untuk digunakan. Begitu halnya dengan komunikasi, jika pada zaman belum ditemukannya media internet, penggunaan surat hanya terbatas. Sekarang dengan koneksi internet, segalanya dapat dipermudah.Pada awalnya surat hanya berisi data dari pemerintah setempat yang  biasa dikirimkan secara manual (jika pada zaman tersebut ditemukan sarana transportasi kuda, maka kegiatan surat-menyurat didukung dengan perantara kurir yang mengirim dengan kuda). Semakin lama kegiatan surat-menyurat ini mulai mendapat tanggapan yang sangat baik karena penduduk yang sebelumnya hanya mengenal bercocok tanam, kini dapat menerima kabar dari daerah yang lain bahkan belahan dunia yang lain. Tentu saja hal ini didukung dengan kemajuan teknologi yang ada pada saat itu. Ditemukannya benua-benua baru, perdagangan, kapal-kapal yang sering singgah. Membuat budaya surat-menyurat menjadi primadona pada era-nya.

Kita sering salah mengindentifikasi bahwa kegiatan surat-menyurat hanyalah sebatas bertukar pesan pribadi, dan dokumen. Lebih dari itu surat-menyurat telah menjadi awal dan tonggak dari perkembangan teknologi komunikasi. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya hubungan-hubungan internasional yang terjadi. Padahal jika kita menelisik pada zaman perkembanganya. Saat itu sangat sulit untuk bisa berkomunikasi selain saling bertukar informasi. Surat-menyurat adalah salah satunya. Kegiatan ini terus berlangsung dan terus berada pada setiap aspek kehidupan. Pada dunia militer, mengirimkan kabar sangat penting dan sangat sakral, untuk mengetahui apa yang diketahui oleh informan yang tentu saja selalu berpindah tempat sesuai arah pergerakan perang. Bidang kedokteran dapat membuat kemajuan dalam ilmu kedokteran lebih mudah untuk saling bertukar informasi. Bidang Ilmu pengetahuan alam, membuat penelitian lebih mudah dengan adanya pertukaran informasi secara tertulis ini.

Dalam dunia surat-menyurat tentu saja yang paling memiliki pengaruh besar adalah si pengirim pesan. Jarak tempuh dan medan tentu saja menjadi pengaruh besar dalam proses pertukaran maupun perkembangan teknologi komunikasi tersebut. Banyak pos-pos singgah yang dibuat demi melancarkan dan memudahkan pengiriman surat-surat maupun dokumen penting.

Bagaimanapun juga surat memang dikenal sebagai sarana informasi bagi pihak yang satu dengan pihak yang lainnya. Di dalam kegiatan surat-menyurat tersebut terdapat beberapa hal yang tentu saja sangat diperlukan dalam isi surat: isi apa yang menjadi perhatian di dalam surat tersebut, kemudian apa yang kita inginkan setelah pihak tersebut membaca surat kita, apa yang menjadi gagasan dan bukti bahwa isi surat kita penting untuk dibaca, dan pasti ada pesan yang ingin kita sampaikan di dalam surat tersebut. Sebagai pengganti biaya jasa dalam proses rumit surat-menyurat, kita mengenal istilah amplop dan perangko di dalam sarana surat-menyurat. Nyatanya, semakin surat yang kita inginkan menempuh jarak yang jauh, semakin besar pula nominal perangko yang akan kita tempelkan di surat.

Pada masa kini, kita masih mengenal budaya surat-menyurat walaupun jarang, menggunakan media surat (kertas) seperti pada zaman surat-menyurat. Globalisasi internet tentu mengenalkan kita pada budaya surat-menyurat yang lebih canggih dan hanya sekali tekan. Ya, kita mengenal surat elektronik, telah banyak layanan pada internet yang memudahkan kita untuk menggunakan surat elektronik. Surat elektronik ini pada nyatanya lebih diminati oleh para pecinta lingkungan karena tidak memberikan dampak kerusakan pada alam. Pada dunia surat-menyurat kita menggunakan kertas yang pada dasarnya merupakan olahan dari pohon yang diproses sehingga membentuk lembaran-lembaran tipis. Hal tersebut membuat para penggiat pecinta alam merasa bahwa sudah seharusnya dengan ditemukannya internet, meminimaliskan penggunaan kertas. Secara efisiensi, surat-menyurat dengan menggunakan kertas memang dapat memiliki kesan tersendiri, di mana kita dapat menyimpannya dan dapat menjadi bukti kenangan. Akan tetapi, penggunaanya hanya sekali pakai, setelah itu surat-surat yang ada hanya menajdi tumpukan-tumpukan kertas. Berbeda dengan penggunaan surat elektronik, teknologi tersebut dapat memuat banyak sekali surat-surat tanpa menimbulkan efek kerusakan alam. Tidak perlu mengeluarkan uang demi membeli amplop maupun perangko, surat elektronik dapat dikirim hanya dengan melalui tombol kirim yang ada pada layanan internet yang menyediakan surat elektronik.

Konsep komunikasi yang ada pada surat-menyurat membuat perkembangan teknologi komunikasi menjadi semakin pesat. Manusia purba hanya mengenal makan dan berburu. Berkembang lagi menjadi manusia pedesaan yang hanya mengenal bercocok tanam dan tetangga sekitar. Melalui kemajuan teknologi salah satunya adalah budaya surat-menyurat telah membuka mata dan memudahkan khalayak untuk dapat mengenal dan melihat sekitar. Pada dasarnya komunikasi hanyalah serangkaian proses di mana seseorang ingin memberikan pesan melalui perantara sehingga pesan tersebut dapat diterima dengan baik oleh si penerima. Rangkaian komunikasi yang sangat sederhana itu dikembangkan dengan adanya teknologi surat-menyurat.

Di era globalisasi serba internet ini, kita tidak hanya dapat mengirim surat elektronik tetapi terdapat layanan pula yang dapat membuat kita mengirim data, lagu, maupun video. Bukan hanya surat elektronik saja, sebenarnya jika kita adalah pengguna layanan internet (facebook, twitter, skype, yahoo, gmail, gtalk) kita telah menerapkan proses teknologi surat-menyurat melalui kemajuan teknologi.

Di Indonesia, kegiatan surat-menyurat ini telah mulai dikenal sebelum bangsa eropa mulai masuk ke bumi nusantara. Sarana dan prasarana yang digunakan juga terbilang masih sangat primitif dan sangat jauh dari kesan maju. Tetapi, patut diacungi bahwa pada masa raja-raja tersebut surat-menyurat dikenal dengan menggunakan kulit kayu yang diiris dengan tipis, daun-daunan terutama daun lontar, kulit binatang yang sebelumnya telah dibersihkan, dll.

 

Penutup

A.    Kesimpulan

 Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan kegiatan yang menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi dan instansi pemerintahan.

 Korespondensi/surat menyurat merupakan kegiatan staff atau service staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi dan instansi pemerintahan.

 Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.

B.     Saran

 Agar pihak pengirim lebih memaksimalkan baik waktu yang ada maupun yang telah ditentukan untuk memberikan dan menyampaikan informasi-informasi yang jelas kepada penerima, pihak pengirim harus mengenal dan memahami tema, kalimat dan gaya bahasa apa yang akan disampaikannya.

Menggunakan istilah atau bahasa indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya.

 Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang membacanya

DAFTAR PUSTAKA

http://myblogar.blogspot.com/2012/06/surat-menyurat.html

http://wwwfada21.blogspot.com/2008/04/jenis-jenis-surat.html

http://nako35.blogspot.com/2013/06/pengertian-surat-menyurat.html

http://www.peribahasaindonesia.com/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/

http://heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot.com/

PT CAHAYA SEJAHTERA SENTOSA

Jalan perintis no. 44

Jakarta Utara

Nomor                           : …/CSS/XI/2013                                                    3 November 2013

Lamp.                            :

Hal.                               : undangan rapat

Kepada yth.

Bapak/Ibu/Saudara

………………….

Di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengharapkan ke hadiran Bapak/ibu/saudara pada:

                   Hari            : senin

                   Tanggal      : 4 November 2013

                   Waktu        : 11.45 – 14.00

                   Tempat       : Aula SMK Gatra Praja Pekalongan

                   Acara         : Membahas Eksistensi Surat Menyurat Dalam Era Globalisasi

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu/saudara dapat hadir tepat waktu.

Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih

                                                                                                       Hormat kami,

                                                                                PT. CAHAYA SEJAHTERA SENTOSA

                                                                                                    Salman Alfarizi

                                                                                                          pimpinan

 

DAFTAR HADIR RAPAT

PT. CAHAYA SEJAHTERA SENTOSA

Jalan perintis no. 44

Jakarta utara

NO	NAMA	JABATAN	TANDA TANGAN
1	AHMAD MAISUR
2	AJENG KARUNIA PUTRI
3	ALLIFAN PUTRA LANA
4	AMALINA
5	CEMPAKA NINGRUM
6	DESY KURNIA
7	DEVI RIANAWATI
8	DIYAH AYU PAMBAJENG
9	FENI AVIYUNITA
10	FITRIA RISKI URIFATKO
11	IKA LISTIANI
12	INA WIJAYANTI
13	KARNIA CHASANAH
14	LUTVIA MAIRAWATI
15	MAFFUR RIYANTO
16	MAHRIFAH
17	MARIO RADITAMA
18	MEGA ANDHIKA PUTRI
19	MUHAMMAD RUDY SETIAWAN
20	MUHAMMAD SHOFAN
21	MUTIARA DWI ANGGREANDINI
22	NUH RENDA
23	NUR AZIZAH
24	NUR IKMAH ENDANG
25	NUR KHASANAH
26	OKTA WINDIARTI
27	PUTRI NONIANINGSIH
28	RENI LUSIANA
29	RISKA NANI MAULIDAH
30	RONI
31	SALMAN AL-FARIZI
32	SARASWATI
33	UMI ATIAH
34	USWATUN KHASANAH
35	VERDIANA FERMASARI
36	YENI MUNAWAROH
37	YOGA MANDA PRATAMA

NOTULA RAPAT

PT CAHAYA SEJAHTERA SENTOSA

Jalan Perintis No. 44 Jakarta Utara

Hari                               : Senin

Tanggal                         : 4 November 2013

Waktu                           : 11.45 – 14.00

Tempat                          : Aula Smk Gatra Praja Pekalongan

Ketua rapat                   : Salman Alfarizi

Notulis                          : Mutiara Dwi Angriandini

Tidak hadir                   :  1. Nur Ikmah Endang

                                         2. Reni Lusiana

                                         3. Yoga Manda Pratama

Susuran Acara :

1.      Pembukaan

2.      Pembacaan susunan acara rapat

3.      Pembacaan tata tertib rapat

4.      Sambutan ketua

5.      Presentasi

6.      Tanya jawab

7.      Pembacaan kesimpulan

8.      Penutup

Catatan jalannya rapat :

1.      Rapat di mulai pukul 11.45 dibuka oleh Ibu Okta Windiarti

2.      Pembacaan susunan acara rapat oleh Ibu Okta windiarti

3.      Pembacaan tata tertib rapat oleh Ibu Okta Windiarti

4.      Sambutan oleh pimpinan rapat Salman Alfarizi

5.      Presentasi tentang “ EKSISTENSI SURAT MENYURAT DI ERA GLOBALISASI” oleh Verdiana Fermasari

6.      Tanya jawab :

Ø  Oleh Bapak Maffur Riyanto :

Apa yang di maksud korespondensi ?

o   Korespondensi adalah mengirim surat dari pihak satu ke pihak lain

Ø  Oleh ibu Uswatun khasanah ;

Apa yang di maksud konseptor ?

o   Konseptor adalah orang yang mencetuskan / orang yang pertama memiliki gagasan

Ø Oleh ibu Veni Aviyunita

Apa fungsi surat dalam yuridis ?

o   Fungsi surat menyurat dalam yuridis yaitu untuk memperkuat dalam hukum

Ø Oleh  bapak Roni

Apa yang di maksud typing ?

o   Typing adalah pengetikan dalam pembuatan surat

Ø Oleh bapak Nur Rendra

Apakah ada perbedaan surat surat dahulu dengan surat era globalisasi

o   Kalau dahulu menggunakan kulit kayu sedangkan era globalisasi menggunakan kertas dan e-mail

Ø Oleh ibu Amalina

Apakah kulit pohon tomat biasa di jadikan untuk membuat surat?

o   Tidak, yang bias untuk membuat surat adalah kulit yang mempunyai kayu

Ø Oleh ibu Ina Wijayanti

Bagaimana mengetaui surat keluar dan masuk?

o   Dengan cara melihat kop surat / nama yang di tuju surat

Ø Oleh ibu Fitria Risky

Apa yang di maksud surat kuasa?

o   Surat kuasa adalah surat yang ditunjukan  kepada orang lain untuk memerintahkan suatu hal

Ø  Oleh bapak Aliffan putra lana

                       Apakah peranan surat dalam perusahaan ?

o   Sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan

Ø Oleh ibu Yeni munawaroh

Apakah surat dapat di pertanyakan lagi?

o   Ya, oleh si pembuat surat

Ø Oleh ibu Diyah ayu

Bagaimana cara menangani surat apabila 2 nomor agenda sama?

o   Dicek kembali mungkin saja salah penulisan

Ø Oleh Ibu Cempaka

                       Apa yang di maksud mendistribusikan surat ?

o   Mendistribusikan surat adalah mengirim ngirimkan surat ke alamat yang tuju surat

Ø Oleh ibu Saraswati

Bagaimana menangani surat yang tidak ada tanggalnya?

o   Surat ditulis dengan tanggal penerimaan surat

Ø Oleh ibu Mahrifah

                        Apa yang dimaksud dengan surat bersampul?

o   Surat bersampul adalah surat yang dalam pengirimannya dibungkus memakai amplop

Ø Oleh ibu Feni Afi Yunita

Contoh bukti yuridis?

o   Surat kuasa,Surat dari pengadilan,Surat Perjanjian dll.

Ø Oleh ibu Devi Rianawati

Contoh surat kuasa?

o   Surat kuasa tidak ada contohnya karena sudah termasuk contoh surat

Ø  Oleh ibu Karnia Chasanah

                         Efektif manakah surat elektronik dengan surat lembaran kertas di era                                                                                                                      

                          globalisasi?

o   Lebih efektif surat elektronik karena dalam penggunaannya tidak memerlukan amplop dan perangko dalam pengiriman surat

Ø  Oleh bapak M. Shofan

Apa yang dimaksud dengan bukti otentik?

o   Bukti otentik adalah bukti yang sebenarnya/telah terbukti

Ø  Oleh bapak M. Shofan

Contoh bukti otentik?

o   Hasil lap,Surat Perjanjian,Surat Kuasa dll.

7.      Kesimpulan Rapat dibacakan oleh Bapak Pimpinan Salman Alfarizi :

v  Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan kegiatan yang menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi dan instansi pemerintahan.

v  Korespondensi/surat menyurat merupakan kegiatan staff atau service staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi dan instansi pemerintahan.

v  Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi.

8.      Rapat ditutup pukul 14.00 oleh ibu Okta Windiarti dengan ucapan Hamdallah

Pimpinan,                                                                                           Notulis,

Bpk.Salman Alfarizi                                                                    Mutiara Dwi A.